Хранение документов: основные виды и особенности

Документы требуются в любой организации, без них просто не обойтись. И речь идет не только про приказы и договора, но даже про обычные квитанции и чеки.

Документы требуются в любой организации, без них просто не обойтись. И речь идет не только про приказы и договора, но даже про обычные квитанции и чеки. Может случиться так, что даже через несколько лет при проверке понадобится какая-то бумага, и надо быстро найти ее среди всех документов. Уничтожать все эти бумаги ни в коем случае нельзя, поэтому нужно зайти на страницу сайта https://www.nlsklad.ru/xranenie-dokumentov/ и проконсультироваться относительно их хранения.

С каждым годом в любой компании накапливается все больше разной документации. Чем серьезнее организация, тем больше будет разных бумаг. Некоторые стараются для этого создавать специальные помещения, устанавливая там побольше шкафов. Но не у всех имеется такая возможность. Не стоит забывать о том, что вся документация в любой коммерческой организации делится на четыре категории:

• не представляющая ценности;
• временная;
• длительная;
• постоянная.

Есть бумаги, которые совершенно не представляют ценности, поэтому их можно уничтожать практически сразу после использования. А как быть с остальными?

Если это временная документация, она обязана храниться до 10 лет. Для длительного срока действия отчисляется 10 лет и больше. Но вместе с тем не стоит забывать о том, что существуют такие типы документации, которая должна сохраняться все время, ее ни в коем случае нельзя уничтожать. Вот и получается так, что только от малой части, которая не представляет никакой ценности, можно избавляться практически сразу, а все остальные бумаги надо сохранять. И только специальная экспертиза определяет их сроки хранения.

Когда это какой-то трудовой договор или записи про выдачи трудовых книжек, тогда эти бумаги должны храниться от 50 до 75 лет. В любом случае нужно побеспокоиться о том, чтобы они сохранялись в надлежащих условиях. Здесь очень важными являются такие показатели как влажность и температурные данные. Большое значение имеет и санитарно-гигиенический режим, чтобы документы не загрязнялись, не появлялась плесень. Нужно побеспокоиться и про надежную охрану, чтобы никто не мог украсть никакие бумаги. Вот и получается так, что этот вопрос нужно доверить серьезной компании, которая предлагает услугу хранения документации.

Дата публикации: 13/04/2019