Как создать архив организации на карантине?

Апрель 2020 года для большинства компаний стал нерабочим временем, когда многие ушли на удаленку, а некоторые — вовсе сидят дома.

Апрель 2020 года для большинства компаний стал нерабочим временем, когда многие ушли на удаленку, а некоторые — вовсе сидят дома.

Для того, чтобы это время не прошло впустую, можно решить вопросы, которые давно откладывались. Например, разобраться в бумагах и заняться созданием архива организации.

Рассмотрим несколько вариантов, которые доступны тем, кто проводит время на карантине.

Заказ у профессионалов

Если ваша компания вообще не работает, то создание архива организации своими силами может быть сложной задачей. В этом случае единственно верное решение — заказать услугу у профессионалов.

Естественно, в ваше отсутствие никто в ваш офис не приедет и не наведет порядок в бумагах. Но за время карантина вы сможете решить с подрядчиком все организационные вопросы, а как только временный простой закончится, пригласить специалистов к себе. Они буквально за несколько дней проведут всю работу.

Если же ваша компания частично работает, то можно проконсультироваться с профессионалами и начать разбирать бумаги самостоятельно.

Важный плюс этого периода заключается в том, что многие компании, занимающиеся архивной деятельностью, предлагают скидки на свои услуги, если вы бронируете их на будущее.

Работа своими силами

В том случае, если вам приходится ходить в офис, но там бывают моменты, когда решительно нечем заняться, вы можете выделить время на самостоятельную работу с архивом.

Действовать нужно по следующей схеме:

• соберите в одном помещении все документы и проведите их тщательную ревизию;
• черновики, устаревшие бумаги и те, которые не нужно хранить по закону и по производственной необходимости, отложите в место для утилизации (заказывать утилизацию лучше уже после карантина, чтобы избегать лишние контакты);
• все документы, которые требуется хранить по закону, нужно систематизировать и разложить по категориям;
• если в процессе отбора выяснилось, что каких-то бумаг не хватает, необходимо составить их список, а также выяснить, где их можно восстановить и, если это возможно без личного присутствия, начать процесс восстановления;
• для того, чтобы грамотно систематизировать все, нужно разработать систему, например, раскладывать бумаги по типу бумаг, по их дате, по срокам хранения и т.д.;
• очень важно параллельно создавать электронный каталог, а также своевременно распечатывать его;
• отдельный вопрос, который потребуется решить — организация места хранения для будущего архива, это должно быть отдельное помещение, в котором созданы необходимые для хранения бумаги условия.

Дата публикации: 09/04/2020